Hace unos años, cuando estaba asesorando a una Empresa Departamental, platicando con el Director de Operaciones, me externo que se tenía un problema en el área de ventas y que necesitaba a un Asesor para que le ayudara a resolver dicho problema.

Sobre este síntoma me enfoque a identificar la causa raíz para recomendar la acción a implementar, para ello convoque a sesiones de trabajo con Líderes de Piso (Ventas) y “Almacenistas” para entender el proceso, así mismo revise la documentación del proceso de ventas y, por último, solicité a la Dirección permiso para infiltrarme en el piso de ventas como “Vendedor en Entrenamiento”. Lo que descubrí fue totalmente distinto al síntoma que el Director de Operaciones me había externado como problema, estos fueron los hallazgos:

• Acceso indiscriminado a los “almacenes”, cualquier persona podía ingresar.
• Ausencia de controles básicos de manejo y administración de los “almacenes”.
• Los “Almacenistas” no tenían el conocimiento adecuado para operar un almacén.
• Ausencia de un Líder de Almacenistas que monitoreara la operación.
• Ausencia de un proceso de recepción de mercancías.
• El Pronóstico de Ventas no estaba totalmente alineado al Pronóstico de Desplazamiento.
• Los Procesos de Adquisiciones-Logística-Almacenes no estaban alineados.
• El Personal de Piso (Vendedores) les faltaba algo de entrenamiento de Servicio a Clientes y de actualización en cuanto al cierre de ventas.
• El proceso vigente de ventas desactualizado.

Analizando los hallazgos nuestra recomendación fue: Implementen un Proceso de Manejo de Almacenes. ¿Se imagina, la reacción del Director de Operaciones cuando escucho nuestra recomendación?, pues si mis estimado Lector, la reacción fue: ¡NO PUEDE SER!

Cuando un almacén no se gestiona adecuadamente, es decir, no se opera y administra de forma efectiva, la empresa tiende a perder ventas, su costo se incrementa obligando a subir el precio de venta o a mermar las ganancias, con tal de mantenerse en el mercado.

Es en este punto en donde el manejo del almacén se relaciona con los estados financieros y lo relevante que se convierte para apoyar una ventaja competitiva que contribuya a mejorar los ingresos y los márgenes de ganancia. Permítame explicarle mi estimado Lector:

El segundo activo circulante en el balance general es el Inventario, es decir, los almacenes, es sencillo identificarlo, pero cuando revisamos el estado de resultados no lo vemos, ¿por qué?, por que se incluye en el costo, cobijando las ineficiencias, las cuales la paga el Cliente a través del precio de venta o la Empresa disminuyendo los márgenes.

Ahora se ha de preguntar: ¿Cómo puedo saber que tanto influye el manejo de mis almacenes en los estados financieros?, pues separando el costo y el gasto de operación del almacén, es decir, los desperdicios, los faltantes, las obsolescencias, los espacios muertos deben considerarse gasto, ya que no contribuyen a los ingresos de la empresa, y la nave o espacio de almacenamiento, los almacenistas y los materiales que contribuyen a los ingresos deben considerarse costo, de esta manera se puede identificar el impacto de la operación del almacén en los resultados financieros.

Al optimizar la operación del almacén, se contribuye a reducir los gastos, optimizar el costo y mejorar los márgenes, e inclusive nos permite competir en forma adecuada, ya que en caso de que el mercado solicite una disminución del precio, se puede realizar a través de la optimización y no sacrificando los márgenes.

Volviendo a mi experiencia con la que inicié este artículo: al explicarle al Director de Operaciones la importancia de un Proceso de Manejo de Almacenes, nos solicitó diseñar una solución que lograra resolver el problema, por lo que diseñamos un proceso básico de manejo de almacenes y definimos métricas para medir el desempeño de dicho proceso. Durante la implementación, se empoderó al Almacenista cuyo enfoque fue el de reducir las pérdidas de mercancía, los faltantes, las mermas y la obsolescencia; monitoreando los resultados en los estados financieros.