¿Cuántas veces en su Empresa se lanzan proyectos cuyos resultados no son los esperados?, en muchas ¿me equivoco?, la verdad no lo creo, ya que las estadísticas a nivel mundial muestran que únicamente el 16% de los proyectos logran cumplir su cometido, el 11% se abortan durante la ejecución, el 53% se concluyen sin alcanzar los objetivos adecuadamente, el 10% se desechan en la planeación y el 5% se quedan como iniciativas, es decir, no se materializan. Esto es alarmante ya que el recurso financiero que se aporta para el proyecto pasa de inversión a gasto o el valor del proyecto sobrepasó el presupuesto asignado o la calidad no es la que se esperaba o se concluyó a destiempo, etc.

Pero la pregunta mi estimado Lector es: ¿por qué son pocos los proyectos que logran su cometido?, el 70% se debe a que no se cuenta con una adecuada gestión del proyecto. Permítame explicarle, mi estimado Lector, mencionando una de mis experiencias:

Cuando iniciaba la empresa, hace algunos años, me contacto una Compañía, mi primer cliente, para que les apoyara en la gestión de un proyecto. Al presentarme con el Director de la Empresa me asigna el proyecto y me presenta a su Socio en ese proyecto. Les solicite la documentación del proyecto para estudiarla, y la respuesta fue, YA ESTÁ TODO LISTO, mañana viajas a la Cd de México y te contactas con Juan Pérez en el Hotel Cuatro Estrellas.

Al día siguiente me presenté en el hotel y contacte a Juan Pérez, al solicitarle la documentación y me mostró una presentación, la cual se expondría ese mismo día al Director de Tecnología de Información de una Instancia Gubernamental, lo que me compartió fue un cronograma general.

Al llegar a la cita el Sr. Perez presento al Equipo de Trabajo e informó al Cliente que el Administrador de Proyecto (Project Manager o PM como se nos conoce en el ámbito) asignado era un Servidor, dando en ese momento el banderazo de arranque.

Ya se mi estimado Lector, ¿me imagino que quiere que le diga que paso con el proyecto?, pues fue un fracaso, la pregunta obligada: ¿por qué fracaso?, entre otros temas que influyeron, el que más contribuyó al fracaso fue la ausencia de una estrategia para la gestión del proyecto.

En los foros mundiales de gestión de proyectos se definieron las etapas de la estrategia de gestión de proyectos, para efectos del presente artículo voy a establecer un marco de referencia básico de las etapas de la estrategia de proyectos:

• Definición
• Planeación
• Ejecución
• Cierre

Continuando con mi vivencia, me di a la tarea de realizar un análisis del motivo por el cual el proyecto fue un total fracaso y siguiendo el marco de referencia básico de la estrategia, se le mostraron al Director de la Empresa los puntos de falla:

Definición: La definición del proyecto estaba confusa, no se tenía claro el alcance del proyecto por parte del Equipo de Trabajo, del Cliente y mucho menos de Proveedor que se contrató para apoyar.

Planeación: Ausencia completa de un plan, en la elaboración del cronograma no participó nadie de los que ejecutaban las tareas, se elaboró de forma alegre y optimista, ausencia total de un plan de comunicación en donde se mencionara con quién se atenderían las controversias, en cuanto tiempo se resolverían, etc. Ausencia de un plan de recursos, quien es quien, en el proyecto, como están los niveles de escalación, cuáles son los roles y el al m menos el porcentaje de participación, el plan de calidad, es decir, del entregable que emane del proyecto que características debe cumplir, y por último un plan de riesgos, es decir, que hacer en caso de que se presente algún contratiempo y reducir el impacto de cumplir con lo comprometido.

Ejecución: En este caso, la ejecución fue mermada por una falta de planeación, esto ocasionó que el proyecto se saliera de control y terminara mocho. Existen casos en donde la planeación fue una Obra Maestra, pero se perdió en la Ejecución.

Cierre: En el 90% de los casos damos por concluido el proyecto cuando se logró el objetivo, la verdad es que no es así, para el cierre definitivo del proyecto es necesario cerrar los temas financieros, es decir, cobrar y pagar lo pendiente, para poder evaluar la efectividad financiera del proyecto. En este caso el proyecto quedó abierto hasta resolver los temas de cobranza y pagos.

En conclusión, para incrementar la probabilidad de éxito de un proyecto es necesario contar con una estrategia, de no hacerlo el proyecto está echado a la suerte. Hasta la próxima mi estimado Lector.