La relación de la estrategia con la gestión de inventarios

Es cierre de mes y el Área Contable y Financiera preparan lo estados financieros para presentarlos a la Dirección General. Al analizar los resultados se dan cuenta que dista mucho de alcanzar el objetivo definido a finales del año anterior; la pregunta obligada es ¿por qué no se está cumpliendo el objetivo?, tras la pregunta la reunión se torna álgida y las culpas vuelan a través de la sala. ¿Le suena familiar esta escena?, y sin temor a equivocarme, estimadísimo Lector, todos salen de la reunión con compromisos difíciles de alcanzar o simplemente no se llega a ningún lado, ¿me equivoco?

Esta situación se debe, entre otras cosas, a que las ventas y la operación no están alineadas a los objetivos definidos en el plan anual, es decir, al pronóstico de ventas, presupuesto de costos, gastos e inversión. Por obvias razones, me ha de preguntar: ¿Cómo es que no están alineados si en la elaboración del plan anual todos participan?, la respuesta a su pregunta es que los procesos no están alineados, cada una de las áreas tienen métricas propias que no conviven con la métrica del negocio, en otras palabras, CADA QUIÉN CUIDA SU TRAMO DE CONTROL.

Ahora la pregunta es: ¿Cómo resuelvo esta situación?, bien, hace poco más de dos décadas se introdujo en la alta dirección el concepto Plan de Ventas y Operación o Sales and Operation Planning (S&OP), por sus siglas en inglés, cuyo enfoque es alinear la operación (ventas, producción, compras, almacén) con la estrategia, es aquí en donde se vuelve relevante la gestión de inventario.

Para entender bien el concepto, analicemos el Proceso de la Cadena de Abasto o Cadena de Suministro, como también se le conoce:

Al definir los objetivos anuales de la Empresa, se detonan una serie de planeas para alcanzar dichos objetivos, el pronóstico de ventas, el presupuesto anual de costo, gasto e inversión, entre otros. Esto planes deben detonar una serie de acciones, las cuales se traducen en actividades que permitan cumplir con los objetivos de la Empresa, es decir, el Área de Compras debe negociar adecuadamente las compras con base al pronóstico de ventas; así mismo el Área de Almacenamiento debe gestionar el inventario tomando de base el pronóstico de ventas, por lo que es necesario que los inventarios estén impecables. El Gestor de Inventarios o Almacenista debe monitorear constantemente el desplazamiento de los materiales y/o productos, aplicando metodologías como el Plan de Requerimiento de Materiales o Material Requirement Plan (MRP); por sus siglas en inglés, cuyo propósito es nivelar las existencias, evitando el sobre inventario o el desabasto, con esto se reducen riesgos de paros de líneas de producción, pérdida de oportunidades de venta o pérdidas financieras por obsolescencia.

Ahora, esto no garantiza que se venda más o que no se pierdan oportunidades de venta, ya que intervienen variables del entorno en donde se desenvuelve su Empresa que están fuera de su control, sin embargo, al implementar el S&OP se pueden obtener los siguientes beneficios:

1. Se controla la variabilidad natural de la operación, es decir, los inventarios se mantienen dinámicos de tal forma que se evita el sobre inventario o la falta de inventario, los cuales afectan directamente a los resultados pronosticados.
2. Le permite a la Empresa responder de forma ágil a los cambios del entorno, debido que los procesos están alineados a la estrategia.
3. La probabilidad de alcanzar los objetivos anuales se incrementa.

En conclusión, mi estimado Lector, al alinear la cadena de abasto con la estrategia del negocio, los planes anuales dejan de ser buenos deseos para convertirse en planes alcanzables, minimizando las discusiones álgidas y sin sentido al revisar los resultados mensuales de la Empresa.

Para cerrar, quiero hacerle la siguiente pregunta: ¿Le hace sentido el planteamiento anterior?